McKinsey’s principle – part 1

Mình dịch lại bài này từ cuốn McKinsey ways, chia sẻ về những nguyên lý cơ bản trong cách giải quyết vấn đề ở McKinsey. Có nhiều nguyên lý liên quan được đề cập trong cuốn sách này nhưng bài viết này mình chỉ viết về:

1. Nguyên lý 80/20

2. Làm việc có chọn lọc

3. Tìm nhân tố chính

4. Bài kiểm tra trong thang máy

Nguyên lý 80/20:

Nguyên lý 80/20 là một nguyên lý rất cơ bản của tư vấn kinh doanh. Cụ thể là 80% sales của công ty đến chỉ từ 20% bộ phận sales, 20% tasks của bạn sẽ mất tới 80% thời gian của bạn để giải quyết, 20% dân số kiểm soát 80% lượng của cải của thế giới…

Khi McKinsey tư vấn cho một doanh nghiệp bất động sản để tìm giải pháp cho việc tăng lợi nhuận của công ty, sau khi phân tích báo cáo tài chính và các số liệu kế toán, họ nhận ra rằng:

  • 80% sales của công ty đến từ 20% brokers
  • 80% orders đến từ 20% khách hàng
  • 80% lợi nhuận từ việc trade của công ty đến từ 20% traders

Như vậy công ty đó có vẻ có vấn đề về việc sử dụng và phân bổ nguồn lưc. McKinsey đào sâu hơn theo hướng đó và họ mau chóng nhận ra rằng 80% bộ phận sales của công ty không có đủ năng lực. Sau khi đã biết được nguyên nhân của vấn đề, McKinsey đã đưa ra giải pháp cho khách hàng là chia đều các accounts cho các brokers và lập nhóm gồm 1 senior và 1 junor đi kèm với nhau với mục đích là tăng doanh thu cho những account đó, và cũng như để junior học hỏi từ senior. Như vậy thay vì chỉ chia đều nguồn lực, McKinsey cũng tập trung vào tăng doanh thu của công ty.

Với nguyên lý 80/20, tất cả là về số liệu. Nếu bạn hiểu rõ business của mình, bạn sẽ hiểu rõ hơn câu hỏi mà bạn muốn đặt ra khi phân tích nó. Ví dụ doanh thu từ từng sản phẩn như thế nào? Doanh thu từ từng nhân viên của team như thế nào? Doanh thu theo từng khu vực địa lý như thế nào?… Có được những số liệu đó, phân tích trên Excel để thấy được vấn đề hiện tại mà công ty đang gặp phải. Có thể đó là vấn đề công ty đang gặp phải, nhưng cũng có thể đó không hẳn là vấn đề nhưng nó sẽ là cơ hội mới cho bạn.

Làm việc có chọn lọc – Don’t boil the ocean

Work smarter, not harder. Data, facts thì có rất nhiều nhưng chúng không hẳn cần thiết để giải quyết vấn đề

Ở McKinsey, mọi người thu thập đủ data để xác nhận hoặc loại bỏ hypothesis, để hỗ trợ hoặc bỏ đi một hướng phân tích nào đó. Những data khác thì không cần thiết và làm cho mọi người mất thời gian hơn mà thôi.

Don’t boil the ocean nghĩa là đừng cố gắng phân tích hết mọi thứ; hãy biết phân tích một cách có lựa chọn, biết ưu tiên vấn đề nào là quan trọng, cái nào không. Biết làm đủ và dừng vì nguồn lực và thời gian của bạn thì có hạn.

Tìm nhân tố chính – find the key drivers

Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến business của bạn. Hãy tìm và tập trung vào những nhân tố quan trọng nhất

Trong bất cứ một cuộc họp nào ở McKinsey, sẽ có một người nào đó đề cập đến key drivers. Ví dụ như có cả trăm nhân tố ảnh hưởng đến doanh thu của công ty nhưng nhân tố X, Y, Z là 3 nhân tố quan trọng nhất

Trong kỹ thuật, nguyên lý này được đặt tên là “the square law of computation”. Nghĩa là nếu độ phức tạp của hệ thống hoặc vấn đề tăng lên 2 lần thì thời gian để hoàn thiện hoặc giải quyết sẽ tăng lên ít nhất là 4 lần.

Tập trung vào nhân tố chính nghĩa là tập trung vào root-cause hoặc core của vấn đề.

“Know your solution (or your product or business) so thoroughly that you can explain it clearly and precisely to your client (or customer or investor) in 30 seconds. If you can do that, then you understand what you’re doing well enough to sell your solution”.

Bài test trong thang máy- the elevator test

Know your solution (or your product or business) so thoroughly that you can explain it clearly and precisely to your client (or customer or investor) in 30 seconds. If you can do that, then you understand what you’re doing well enough to sell your solution

The McKinsey way

Giả sử vài tuần vừa qua, bạn đang tham gia vào dự án tư vấn chiến lược cho khách hàng để nâng cao lợi nhuận cho công ty của họ. Sáng thứ 2, bạn bước vào nơi làm việc của khách hàng, đi vào thang máy và gặp CEO của khách hàng. CEO hỏi bạn dự án hiện tại tới đâu rồi?

Trong tình huống đó, bạn phải trả lời như thế nào?

Một câu trả lời hoàn chỉnh phải đảm bảo các yếu tố: 1. Đủ ý (completeness) và 2. Trong thời gian cho phép (time bound), mà hiện tại bạn chỉ có 30 giây thôi. Làm sao bạn có thể tóm tắt tất cả công việc trong vòng vài tháng và nói trong 30 giây.

Như vậy, làm thế nào để bạn trả lời và làm thế nào luyện tập được?

Bạn cần bắt đầu bằng vấn đề mà bạn đang giải quyết cho khách hàng. Khách hàng muốn biết giải pháp mà bạn đề nghị họ. Nếu bạn có quá 3 giải pháp, hãy đưa ra 3 giải pháp mà bạn cho là tốt nhất. Bạn đừng lo lắng về các thông tin hỗ trợ vì bạn chỉ có 30 giây, các thông tin khác bạn sẽ thảo luận trong cuộc họp. Khách hàng hiện tại chỉ muốn biết giải pháp của bạn một cách nhanh chóng.

Cuối cùng, để luyện tập thì bạn nên luyện tập tóm tắt tất cả mọi thứ mà bạn muốn nói trong vòng 30s. Nếu bạn không thể tóm tắt mọi thứ một cách ngắn gọn, như vậy cũng đồng nghĩa với việc bạn không hiểu gì về nó cả