Kaizen – learning every day, improving every day, innovating every day

Bài viết này viết về văn hóa Kaizen của Nhật Bản, tạm dịch là văn hóa cải tiến liên tục. Tiếng Anh là innovating everyday, hoặc continous improvment. Bài viết này gồm 4 phần chính

  • Kaizen là gì?
  • Tại sao lại là Kaizen, và nó giúp gì cho bạn?
  • Làm thế nào để Kaizen?
  • Hạn chế của Kaizen

What? – Kaizen là gì?

Kaizen là văn hóa cải tiến liên tục của Nhật Bản, có thể tạm hiểu là những hoạt động để cải tiến môi trường làm việc, phương pháp làm việc, qui trình thực hiện, loại bỏ thủ tục rườm ra nhằm tối ưu hóa hoạt động và loại bỏ sự lãng phí.

Why? – Tại sao lại là Kaizen và nó giúp được gì cho bạn?

Hãy lấy một ví dụ, một người bình thường với tư duy Kaizen mong muốn cho năng suất lao động của anh ta tăng 1% mỗi ngày. 1% có vẻ rất nhỏ nhưng nếu anh ta làm như thế hàng ngày thì sau một năm, hiệu suất của anh ta sẽ tăng 37 lần!

Lấy một ví dụ khác trong công việc, hôm nay bạn hoàn thành report trong 30 phút, ngày hôm sau bạn cố gắng làm nhanh hơn, còn 29 phút; và cứ cố gắng như thế. Sau khoảng 1 tháng, bạn sẽ thấy sự rút ngắn đáng kể về mặt thời gian hoàn thành report.

Giả sử bạn là một người mới vào công ty, triết lý Kaizen sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn, rút ngắn lại qui trình và tối đa hóa nguồn lực và đạt được thành công đáng kể

How? – Làm sao để Kaizen?

Đầu tiên và quan trọng nhất, là bạn phải có mong muốn “innovating everyday” hoặc “improving everyday” và luôn luôn keep in mind tư duy này của bạn. Luôn luôn để trong đầu tư duy là làm sao mình có thể làm việc này nhanh hơn, chính xác hơn, và ít tốn công hơn.

Xác định mục tiêu của bạn. Bạn muốn rút ngắn thời gian làm report từ 30 phút xuống còn 20 phút trong vòng 1 tháng. Đó là mục tiêu của bạn. Khoang hãy nói tới độ phù hợp của mục tiêu, quan trọng là bạn phải có mục tiêu cái đã

Xác định các phương pháp đo lường: việc xác định các metrics rất quan trọng để đánh giá tiến độ khi thực hiện Kaizen; từ các key metrics, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được những mục tiêu đó

Ứng phó với hoàn cảnh và phát triển phương pháp của bạn theo thời gian

Hạn chế của Kaizen

Thực ra đây không phải là hạn chế, đây là điều cần lưu ý khi sử dụng triết lý Kaizan

Với cùng 1 cách thức, việc tăng năng suất 1% liên tục mỗi ngày là việc hầu như không thể thực hiện được trong khoảng thời gian dài. Giả sử hôm nay bạn mất 30 phút để làm report bằng excel và dùng Keizan, và bạn trông đợi 1 năm sau sẽ chỉ mất 1 phút. Điều này thực sự rất khó vì mỗi phương pháp có giới hạn cho riêng nó; nếu bạn muốn vượt qua giới hạn đó thì phải thay đổi phương pháp làm việc.

Đây là hạn chế căn bản của Kaizen, phương Tây họ dùng thuật ngữ exploration vs exploitation (Khám phá vs tận dụng). Đại loại như Kaizen là cách bạn tối ưu hóa nguồn lực có sẵn; nhưng muốn tiến xa hơn nữa thì cần exploration- khám phá ra những thứ mới, business model mới, thị trường mới, sản phẩm mới. Kiểu như Exploration giúp bạn bước từ 0 sang 1; còn Kaizen sẽ giúp bạn bước từ 1 tới 10. Ví dụ hiện nay, nhiều doanh nghiệp ứng dụng data analytics để tối ưu hoạt động, đó là Kaizen; nhưng nếu dùng data analytics để có một business mới, đó là exploration

Kết luận: Kaizen là một triết lý kỳ diệu để bạn luôn nhớ để tiến bộ mỗi ngày. Có nhiều cách thức để Kaizen nhưng top of mind luôn luôn phải nhớ là với cá nhân, nhiệm vụ improving, learning, innovating everyday cực kỳ quan trọng